Quản lý chi phí dự án là gì?

Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management - PCM) là quá trình ước tính, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí để đảm bảo dự án có thể được hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép.

Mục đích chính của quản lý chi phí dự án là xử lý các chi phí trực tiếp và gián tiếp, kiểm soát chúng trong phạm vi ngân sách của dự án.

Công việc chính của quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí dự án gồm những công việc sau:

• Lập kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management): là quy trình thành lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc lập kế hoạch, chi tiêu và kiểm soát chi phí dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng cho việc quản lý chi phí như thế nào trong suốt dự án.
• Ước lượng chi phí (Estimate Cost): là quy trình ước tính lượng tiền cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án. Lợi ích của quy trình này là xác định chi phí cần thiết để hoàn thành công việc dự án.
• Lập kế hoạch ngân sách (Determine Budget): là quá trình tổng hợp chi phí ước tính thực hiện các hoạt động dự án để xây dựng kế hoạch ngân sách dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp “đường cơ sở chi phí”(cost baseline) để làm cơ sở cho việc kiểm tra giám sát dự án.
• Kiểm soát chi phí dự án (Control Costs): là quy trình giám sát trạng thái dự án để cập nhật chi phí và quản lý các thay đổi so với đường cơ sở chi phí. Lợi ích của quy trình này cung cấp phương tiện để nhận ra những sai lệch so với kế hoạch và tiến hành sửa sai, giảm thiểu rủi ro.

Các loại chi phí của dự án

Chi phí dự án bao gồm:

Các chi phí trực tiếp thực hiện các hoạt động dự án

Đây là các chi phí phân bổ trực tiếp cho một hoạt động (gói công việc). Các chi phí này là các khoản tiền chi trả thực tế trong quá trình thực hiện dự án và được tách ra khỏi chi phí gián tiếp.

Ví dụ: Chi phí về nhân công, nguyên liệu, nhiên liệu, máy móc.

Các chi phí dự án gián tiếp

Các chi phí dự án gián tiếp là các chi phí liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực của công ty cho thực hiện dự án.

Các chi phí này thường được ước tính theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của các chi phí dự án trực tiếp. Ví dụ 20% của chi phí nhân công trực tiếp, hoặc 50% của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Các chi phí này bao gồm: chi phí lương, tiền thuê văn phòng, bảo hiểm, chi phí điện nước,,,,

Các chi phí quản lý và điều hành chung của công ty phân bổ cho dự án

Đây là các chi phí của công ty không liên quan trực tiếp đến một dự án cụ thể. Đây là chi phí của công ty phân bổ cho nhiều sản phẩm và dự án như các chi phí về marketing quảng cáo, chi phí kế toán và hệ thống thông tin, chi phí tiền lương của đội ngũ lãnh đạo công ty.

Các nhà quản lý thường quan tâm chủ yếu đến việc quản lý các chi phí trực tiếp vì các chi phí này gắn liền với việc thực hiện các hoạt động dự án.