Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là gì?

Dự án được hiểu là một quá trình bao gồm các công việc được phối hợp với nhau, có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và hướng tới một mục tiêu nhất định. Trong đó, dự án bị hạn chế về mặt thời gian, chi phí, nguồn lực, vì vậy cần được quản lý chặt chẽ để đạt được hiệu quả cao nhất.

Quản lý dự án (Project Management) là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ vào quá trình thực hiện dự án từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Nó bao gồm lập kế hoạch, thực hiện các công việc nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.

Quản lý dự án thường gắn liền với các lĩnh vực kỹ thuật và xây dựng, và gần đây là chăm sóc sức khỏe và công nghệ thông tin.

Công việc chính của nhà quản lý dự án

Quản lý tiến độ và chất lượng dự án: thông qua việc kiểm soát, đánh giá những gì đã và chưa làm được, sau đó đối chiếu với bảng kế hoạch đặt ra ban đầu để có phương hướng điều chỉnh đảm bảo hoàn thành dự án đúng tiến độ.

Kiểm tra chi phí dự án: mỗi dự án chỉ được rót một lượng vốn nhất định do vậy phải liên tục kiểm tra lượng tiền được dùng vào việc gì. Điều này có vai trò quan trọng bởi nguồn vốn quyết định dự án có tiếp tục tiến hành được không.

Quản lý an toàn cho nhân viên: hiệu quả công việc là quan trọng nhưng cũng không thể vì nó mà bỏ qua yếu tố an toàn lao động, đặc biệt là với các dự án thi công xây dựng.

Quản lý rủi ro: mọi biến động về môi trường, lãi suất, khách hàng hay đối thủ đều có thể gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện công việc. Những thay đổi này có thể tốt nhưng cũng có thể xấu, vì vậy nhà quản trị cần chuẩn bị các phương án đối phó kịp thời.

Các công việc khác: nhà quản lý cũng cần quan tâm, xử lý các vấn đề phát sinh khác trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, họ cũng cần lập báo cáo đến ban quản lý dự án, ban lãnh đạo trong công ty về tình trạng, hiệu quả hoặc thiếu sót trong công việc.

Các giai đoạn quản lý dự án

Một dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc thường được chia thành 5 giai đoạn cơ bản như sau:

1. Khởi động dự án.
2. Lập kế hoạch dự án: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án.
3. Thực hiện dự án.
4. Theo dõi và kiểm soát dự án: bao gồm theo dõi, kiểm tra việc tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo tình hình dự án.
5. Kết thúc dự án.

Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án

Công cụ hỗ trợ theo dõi và kiểm soát dự án hiệu quả hiện nay có thể kể đến như:

• Mona PMS;
• Proworkflow;
• Trello;
• Slack;
• Basecamp;
• Microsoft Project;
• Jira;
• MyXteam;
• FaceWorks;
• Planbox;
• GanttPRO,...

Các chứng chỉ chuyên môn về Quản lý dự án

Chứng chỉ quản lý dự án có giá trị nhất hiện nay gồm có:

• PMP®: Chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp PMP;
• CAPM®: Chứng nhận liên kết quản lý dự án;
• CSM: Chứng nhận ScrumMaster;
• CompTIA Project+;
• PRINCE2;
• CPMP: Chứng nhận đào tạo quản lý dự án;
• Associate in Project Management;
• MPM: Chuyên gia quản lý dự án;
• PMITS: Quản lý dự án bảo mật công nghệ thông tin;
• Certified Project Director: Chứng nhận Giám đốc dự án;
• CPM: Chứng nhận quản lý dự án (IAPM).