Quản trị hàng tồn kho là gì?

Quản trị hàng tồn kho (Inventory management) là những hoạt động liên quan đến  việc quản lý, sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho, đồng thời lên kế hoạch để xác định khi nào nên đặt hàng, lượng hàng cần đặt là bao nhiêu để chi phí cho việc đặt hàng và chi phí lưu kho được tối ưu mà không làm gián đoạn sản xuất.

Quản trị hàng tồn kho là một công việc quan trọng, phải được thực hiện liên tục và xuyên suốt trong quá trình hoạt động.

Vai trò của quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho có những vai trò chủ yếu sau:

• Đảm bảo hàng hóa trong kho luôn có đủ để bán ra ngoài thị trường.
• Loại trừ các rủi ro có thể xảy đến với hàng tồn kho như tồn đọng hàng, hàng hóa bị giảm chất lượng, hàng hóa bị hết hạn do tồn kho quá lâu,...
• Cân đối giữa các khâu trong quy trình: mua hàng - lưu kho - sản xuất - tiêu thụ.
• Tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

Hàng tồn kho thường chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp. Chính vì thế, quản trị hàng tồn kho hiệu quả sẽ góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc quản trị hàng tồn kho có hai vấn đề mâu thuẫn nhau. Để đảm bảo việc sản xuất liên tục, đáp ứng tốt nhu cầu thị trường thì cần phải dự trữ một khối lượng hàng tồn kho đủ lớn. Nhưng nếu việc dự trữ một khối lượng hàng tồn kho nhiều cũng sẽ dẫn đến việc chi phí quản lý, chi phí lưu kho sẽ tăng cao.

Các hoạt động chính của quản trị hàng tồn kho

Quản trị hiện vật

Hoạt động quản trị hiện vật tập trung vào việc bảo quản hàng hóa trong kho. Doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn hình thức lưu kho, với diện tích lưu trữ nào phù hợp, an toàn và tiết kiệm nhất. Những thiết bị, phương tiện, máy móc cần cho kho hàng cũng được cân nhắc mua để có thể cải thiện hiệu quả việc lưu kho.

Quản trị kế toán

Quản trị kế toán kho là việc áp dụng các phần mềm, thư mục quản lý hàng tồn kho cùng với các phiếu xuất kho và nhập kho để tính toán, kiểm soát hàng tồn kho.

Quản trị kế toán cần kết hợp đồng thời với việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên hoặc định kỳ để nắm bắt hiện trạng hàng hóa trong kho. Từ đó có thể đưa ra những phương hướng quản lý tốt nhất với hàng hóa trong kho.

Quản trị kinh tế

Về việc quản trị kinh tế của hàng tồn kho, cần phải đảm bảo cân đối giữa hai mục tiêu sau:

• Mục tiêu an toàn: cần phải có một lượng dự trữ đầy đủ để quy trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn
• Mục tiêu tài chính: giữ lượng hàng lưu trữ ở mức tối thiểu nhằm giảm các chi phí phát sinh cho việc lưu kho.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho

Phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp chủ doanh nghiệp theo dõi, nắm được số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho của mình, từ đó đưa ra những phương án bán bớt hàng trong kho hay mua thêm hàng một cách hợp lý, hiệu quả. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp sau để quản lý, theo dõi hàng tồn kho. Đó là phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ.

Kê khai thường xuyên

Theo phương pháp này, doanh nghiệp sẽ phải theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình xuất, nhập kho, tình trạng tồn đọng vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán.

Phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có giá trị hàng tồn kho lớn, sử dụng thường xuyên như máy móc, thiết bị, hàng kỹ thuật công nghệ chất lượng cao,…

Kiểm kê định kỳ

Phương pháp này không thực hiện việc theo dõi thường xuyên và liên tục hàng hóa được nhập - xuất kho. Giá trị hàng tồn kho chỉ được phản ánh tại hai thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ kế toán.

Đây là phương pháp thường được áp dụng với các doanh nghiệp kinh doanh đa dạng, nhiều chủng loại vật tư, các hàng hóa với mẫu mã có quy cách khác nhau, những mặt hàng có giá trị thấp hoặc được sản xuất thường xuyên.