Vòng đời dự án là gì?

Vòng đời dự án (hay chu kỳ dự án), là một chuỗi các giai đoạn mà dự án phải trải qua, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Vòng đời dự án bao gồm các giai đoạn: khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện dự án và kết thúc dự án.

Vòng đời dự án giúp xác định khối lượng công việc và nhân sự cần để thực hiện ở mỗi giai đoạn. Nó cũng chỉ ra những công việc còn sót lại ở giai đoạn cuối thuộc về ai trong trường hợp có nhiều hơn 1 đơn vị tham gia dự án.

Các giai đoạn của vòng đời dự án

Giai đoạn bắt đầu (Initiation phase)

Giai đoạn này hướng đến việc phát triển mục tiêu và tính chất kỹ thuật cho dự án. Xác định phạm vi của công việc và các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. Cụ thể bao gồm:

• Xác định những quy trình cần thiết cho dự án.
• Xác định những gì dự án sẽ đạt được;
• Xây dựng Điều lệ Dự án;
• Xác định các bên liên quan.

Tất cả các thông tin liên quan đến dự án được liệt kê trong Điều lệ dự án và các biên bản làm việc với bên liên quan. Khi điều lệ dự án được phê duyệt, dự án chính thức được ủy quyền.

Điều lệ dự án bao gồm:

• Project goals - Mục đích của dự án;
• Assign Project Manager - Chỉ định người quản lý dự án;
• Stakeholder list - Danh sách các bên liên quan;
• High-level schedule and budget - Kế hoạch và ngân sách cấp cao;
• Milestones - Các mốc deadline quan trọng.

Giai đoạn lập kế hoạch (Planning phase)

Mục đích của giai đoạn này là đưa ra chiến lược chi tiết về cách thức thực hiện dự án. Trong giai đoạn này, các thông số kỹ thuật, sơ đồ, lịch trình và những kế hoạch khác được phát triển. Công việc chính của giai đoạn này gồm:

• Xác định phạm vi của dự án;
• Xác định mục tiêu của dự án;
• Tiến hành brainstorm để liệt kê tất cả các nhiệm vụ theo từng milestone;
• Tạo sơ đồ phân chia công việc (WBS - cấu trúc phân chia công việc);
• Ước tính chi phí và thời gian phù hợp.

Giai đoạn thực hiện (Execution phase)

Các quyết định và hoạt động của dự án được xác định trong giai đoạn lập kế hoạch được thực hiện ở giai đoạn này. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án phải giám sát dự án và ngăn chặn bất kỳ rủi ro nào xảy ra. Quá trình này cũng được gọi là giám sát và kiểm soát.

Giai đoạn kết thúc (Project Closure)

Đây là giai đoạn khi dự án hoàn thành được chuyển giao cho khách hàng.